Politique de confidentialité

1. Introduction

Bienvenue sur la politique de confidentialité d'e-acta. Cette politique décrit comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles lorsque vous utilisez nos applications mobiles actaERP® et votre instance dédiée de notre ERP spécialisé actaERP®.

À propos d'actaERP®

actaERP® est l'ERP spécialisé qui répond aux besoins spécifiques de l'agriculture et de l'agroalimentaire : gestion des exploitations, conditionnement, traçabilité et logistique. Modulaire et évolutif, il accompagne votre croissance de la ferme au consommateur final.

Nos applications mobiles optimisent votre productivité sur le terrain, avec une synchronisation instantanée et un fonctionnement pleinement opérationnel même hors connexion.

Deux versions disponibles

actaERP® On-Premise, sur votre infrastructure :

• Données hébergées en interne sur vos serveurs
• Conformité aux exigences internes de votre organisation
• Maîtrise complète de l'environnement technique par le client
• Intégration avec votre système d'information existant
• Idéal pour : groupes intégrés (fermes, stations et frigos), grandes exploitations, besoins spécifiques

actaERP® SaaS (Cloud), solution prête à l'emploi :

• Hébergement sécurisé inclus par e-acta
• Accès depuis n'importe où
• Déploiement rapide (quelques jours)
• Solution clés en main
• Idéal pour : fermes, stations de conditionnement, frigos, ou toute combinaison de ces activités

Architecture du système : selon la version choisie, chaque client dispose de sa propre instance actaERP® dédiée, soit hébergée sur ses propres serveurs (On-Premise), soit sur notre infrastructure cloud sécurisée (SaaS). Dans les deux cas, vos données restent complètement isolées et nos applications mobiles se connectent exclusivement à votre instance dédiée, même en mode déconnecté.

Important : en utilisant nos applications et services, vous acceptez les termes de cette politique de confidentialité.

2. Responsable du traitement

e-acta
5, Av. Allal Ben Abdellah, Imm. Méga Pôle Office, 6e étage, N° 33
30000 Fès, Maroc
+212 5 32 56 40 10
+212 6 69 69 00 39
contact@e-acta.com

3. Données traitées dans votre instance actaERP®

3.1 Données de compte

Pour créer et gérer votre compte utilisateur sur votre instance actaERP® dédiée, les données suivantes sont stockées dans votre instance :

• Nom d'utilisateur et mot de passe
• Adresse e-mail
• Nom et prénom
• Rôle et permissions dans l'exploitation ou l'entreprise
• Numéro de téléphone (si fourni)
• Informations sur l'exploitation agricole ou l'entreprise agroalimentaire

Important : e-acta ne collecte pas ces données pour son propre compte. Ces informations sont créées et stockées directement dans votre instance actaERP® dédiée, que ce soit sur votre infrastructure (On-Premise) ou sur notre cloud sécurisé (SaaS).

3.2 Données d'utilisation

Nos applications mobiles génèrent automatiquement des données d'utilisation qui sont stockées dans votre instance actaERP® :

• Journaux de connexion et d'activité sur votre instance actaERP®
• Données de performance des applications mobiles terrain
• Informations sur l'appareil mobile (modèle, version du système, capacités hors ligne)
• Données de synchronisation instantanée entre l'application et votre ERP
• Données de géolocalisation des parcelles et des sites (si autorisées)
• Historique des synchronisations et des modes déconnectés

Note : ces données techniques sont générées pour le bon fonctionnement de vos applications et sont stockées dans votre instance dédiée.

3.3 Données métier agricoles et agroalimentaires

Les données métier saisies via les applications mobiles sont stockées dans votre instance actaERP® :

• Gestion des exploitations : parcelles, cultures, cheptel, équipements agricoles
• Production agricole : semis, traitements, irrigations, récoltes, rendements
• Conditionnement : lots, emballages, étiquetage, normes qualité
• Traçabilité : origine des produits, transformations, circuits de distribution
• Logistique : stocks, mouvements, livraisons, transport
• Données terrain : relevés météo, analyses de sols, contrôles qualité
• Données commerciales : commandes, facturations, relations clients et fournisseurs
• Documents : photos, rapports, certificats, analyses capturés via mobile

Propriété des données : toutes ces données métier vous appartiennent exclusivement et sont stockées dans votre instance actaERP® dédiée.

4. Utilisation des données dans votre instance

4.1 Finalités principales

Les données stockées dans votre instance actaERP® sont utilisées pour :

• Fournir l'accès à votre instance actaERP® dédiée, spécialisée dans l'agriculture et l'agroalimentaire
• Permettre l'exécution des tâches terrain via nos applications mobiles
• Gérer vos comptes utilisateur et les permissions selon les rôles dans l'exploitation
• Assurer la synchronisation instantanée des données entre l'application mobile et actaERP®
• Garantir le fonctionnement pleinement opérationnel en mode déconnecté
• Optimiser votre productivité sur le terrain
• Assurer la traçabilité de vos produits de la ferme au consommateur final
• Maintenir la sécurité et l'intégrité de votre instance actaERP®
• Améliorer continuellement nos solutions spécialisées agricoles

4.2 Communication

e-acta peut vous contacter directement (et non via les données de votre instance) pour :

• Le support technique
• Les mises à jour importantes du service
• Les notifications de sécurité
• Les informations sur les nouvelles fonctionnalités

5. Architecture et modèles d'hébergement

5.1 Instance actaERP® dédiée selon le modèle choisi

actaERP® On-Premise : pour les clients ayant choisi la version On-Premise, votre instance actaERP® est hébergée sur votre propre infrastructure. Vous avez la maîtrise complète de vos données, qui restent dans votre environnement technique. e-acta fournit uniquement le logiciel et le support, sans accès direct à vos données sauf intervention technique autorisée.

actaERP® SaaS (Cloud) : pour les clients SaaS, chaque exploitation agricole ou entreprise agroalimentaire dispose de sa propre instance actaERP® complètement isolée sur notre infrastructure cloud sécurisée. Cette solution clés en main permet un déploiement rapide tout en garantissant l'isolation totale de vos données par rapport à celles des autres clients.

5.2 Applications mobiles communes aux deux versions

Nos applications mobiles sont conçues pour optimiser votre productivité sur le terrain, qu'elles se connectent à votre instance On-Premise ou SaaS. Elles permettent aux utilisateurs (agriculteurs, ouvriers agricoles, techniciens agroalimentaires) d'effectuer leurs tâches quotidiennes en se connectant exclusivement à votre instance actaERP® dédiée.

5.3 Fonctionnement hors connexion

Nos applications sont pleinement opérationnelles même sans connexion Internet, une fonctionnalité essentielle pour le travail agricole sur le terrain. Les données saisies hors ligne sont stockées de manière sécurisée sur l'appareil mobile, puis synchronisées avec votre instance actaERP® (On-Premise ou SaaS) dès que la connexion est rétablie.

5.4 Synchronisation instantanée

Notre système assure une synchronisation instantanée et robuste entre vos applications mobiles terrain et votre instance actaERP®, quelle que soit la version choisie, garantissant la cohérence et la disponibilité de vos données en temps réel.

6. Partage et accès aux données selon le modèle

6.1 Principe de confidentialité client

Vos données agricoles et agroalimentaires appartiennent exclusivement à votre exploitation ou à votre entreprise. Le rôle d'e-acta varie selon le modèle choisi :

• Version On-Premise : e-acta fournit le logiciel actaERP®, mais vos données restent sur votre infrastructure. Nous n'hébergeons aucune de vos données.
• Version SaaS : e-acta agit comme prestataire technique hébergeant votre instance actaERP® dédiée sur notre infrastructure cloud sécurisée.

Dans les deux cas, nous ne vendons jamais vos données.

6.2 Accès aux données

Pour les clients On-Premise, e-acta peut accéder à vos données uniquement :

• Lors d'interventions de support technique à votre demande explicite et avec votre autorisation
• Pour la maintenance logicielle sur site, avec un accès contrôlé par vos équipes
• En cas d'obligations légales vous concernant directement

Pour les clients SaaS, e-acta peut accéder à vos données uniquement dans les cas suivants :

• Support technique à votre demande explicite
• Maintenance et mise à jour de votre instance actaERP® cloud
• Résolution d'incidents techniques liés à la synchronisation ou au mode hors connexion
• Obligations légales ou judiciaires
• Sauvegarde et restauration des données de votre instance cloud

6.3 Partage avec des tiers

Vos données peuvent être partagées uniquement :

• Avec votre consentement explicite
• Avec nos sous-traitants cloud (uniquement pour les clients SaaS), sous contrat strict de confidentialité
• Pour se conformer à une obligation légale
• En cas de fusion, d'acquisition ou de cession d'activité, avec notification préalable

7. Sécurité des données selon le modèle

7.1 Mesures de sécurité communes

Quelle que soit la version choisie, nous garantissons :

• Le chiffrement des données en transit entre les applications mobiles et votre instance actaERP®
• La sécurisation des communications et une authentification forte
• La protection des données stockées temporairement hors connexion sur les appareils mobiles
• Des contrôles d'accès stricts aux applications et à l'instance ERP
• La formation continue de nos équipes à la sécurité des données agricoles

7.2 Sécurité On-Premise

Pour les clients On-Premise :

• La sécurité de l'infrastructure est sous votre responsabilité
• Nous fournissons des recommandations de sécurité et de bonnes pratiques
• Le logiciel actaERP® intègre des mécanismes de sécurité robustes
• Les interventions techniques bénéficient d'un support sécurisé

7.3 Sécurité SaaS (Cloud)

Pour les clients SaaS, nous mettons en place :

• Un hébergement sur une infrastructure cloud certifiée
• Le chiffrement des données au repos dans votre instance dédiée
• Une surveillance continue de la sécurité et la détection d'intrusions
• Des sauvegardes automatiques chiffrées
• Une isolation réseau stricte entre les instances clients
• Un accès depuis n'importe où avec une authentification sécurisée

8. Conservation des données

8.1 Données métier agricoles

Version On-Premise : vos données métier sont stockées sur votre propre infrastructure. Vous contrôlez entièrement leur durée de conservation selon vos politiques internes et les obligations légales agricoles et agroalimentaires de votre pays.

Version SaaS : vos données métier stockées dans votre instance actaERP® cloud dédiée (gestion des exploitations, conditionnement, traçabilité, logistique) sont conservées selon vos instructions et les obligations légales propres au secteur agricole. En tant que propriétaire de ces données, vous contrôlez leur durée de conservation via les paramètres de votre instance.

8.2 Données de compte utilisateur

Les données de compte utilisateur sont conservées tant que le compte est actif sur votre instance actaERP® (On-Premise ou SaaS). Lors de la désactivation d'un compte utilisateur (employé, technicien, etc.), les données personnelles associées sont supprimées selon vos instructions ou après un délai raisonnable.

8.3 Fin de contrat

Version On-Premise : à la fin de notre contrat, vos données restent sur votre infrastructure. Vous conservez l'accès à vos données, mais perdez le support logiciel et les mises à jour d'actaERP®.

Version SaaS : à la fin de notre contrat, vous disposez d'une période définie contractuellement pour récupérer toutes vos données (exploitations, traçabilité, historiques de production, etc.) dans un format exploitable. Passé ce délai, toutes les données de votre instance actaERP® cloud sont définitivement supprimées de nos systèmes.

9. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : corriger des données inexactes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données
• Droit à la limitation : limiter le traitement de vos données

10. Cookies et technologies similaires

Nos applications peuvent utiliser des cookies et des technologies similaires pour améliorer votre expérience, analyser l'utilisation de l'application et conserver vos préférences.

11. Transferts internationaux

Si nous transférons vos données vers des pays tiers, nous nous assurons que des garanties appropriées sont en place pour protéger vos données conformément aux standards internationaux.

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité. Les modifications importantes vous seront notifiées via l'application ou par e-mail. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page.

13. Contact

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou vos données personnelles, contactez notre délégué à la protection des données (DPO) : contact@e-acta.com